eDing 21: Google Apps

Auteurs: Karel Roos,Universiteit Leiden, ICLON en Michel Jansen, zelfstandig ondernemer

Inleiding

google-apps-logo
Het online samenwerken en delen van gegevens via het internet neemt een grote vlucht. Veel verschillende programma’s worden gecombineerd in één internetomgeving. Google Apps is hiervan één van de grote aanbieders.

In de Google apps Quick Tour video worden de meeste van de beschikbare Apps uitgelegd.

De software van deze applicaties hoef je niet te kopen en te installeren, maar staat ergens op het internet, net zoals je documenten. Deze vorm van bestanden en programma’s opslaan maakt gebruik van het principe ‘cloud computing’. In de volgende video wordt het concept van Google Apps en cloud computing uitgelegd.

How Google Apps Works

Om er mee te werken heb je alleen een webbrowser en een internetverbinding nodig. Het maakt niet uit of je  Apple-gebruiker of een Windows-gebruiker bent, de programma’s staan niet op je eigen computer.

Op het Google Apps kanaal van YouTube zijn veel filmpjes te bekijken met instructies en achtergronden over Google Apps.

Google Apps, SURFfederatie versus Google Account

Google Apps
Google Apps is een gehoste service waarmee bedrijven, en onderwijsinstellingen verschillende Google-producten kunnen gebruiken, waaronder Gmail, Google Documenten (Google Docs), Google Agenda en Google Talk, op een uniek domein (bijvoorbeeld www.uwinstelling.nl). Een onderwijsinstelling moet deze (gratis) Google Apps omgeving aanvragen bij Google.

SURFfederatie
Instellingen uit hoger onderwijs die zijn aangesloten op de SURFfederatie kunnen hun Google Apps-omgeving via SURFdiensten laten upgraden naar Google Apps for Education: GA4E.
Dit heeft voor gebruikers twee belangrijke voordelen:

  • Zij kunnen via hun webbrowser inloggen op de Google Apps-omgeving met hun bestaande instellingsaccount, zonder dat hun instellingswachtwoord bij Google bekend wordt gemaakt.
  • Single Sign-on is mogelijk: voor gebruik van zowel instellingsapplicaties als externe diensten die via de SURFfederatie worden ontsloten, hoeft een gebruiker slechts eenmaal zijn gebruikersnaam/wachtwoord combinatie in te geven.

Een groot voordeel van het gebruik van Google Apps for Education via de SURFfederatie, boven het nemen van een privé account op Google Apps (zoals hieronder beschreven), is dat je adresboek al gevuld is met alle studenten en medewerkers van jouw onderwijsinstelling. Dit soort adressen is niet alleen belangrijk voor e-mail, maar wordt ook gebruikt zodra je informatie wilt afschermen en dus voor een beperkte groep mensen toegankelijk wilt maken.
Het kan voorkomen dat je problemen krijgt als je twee accounts hebt: zowel instellings- als Google-account. In deze handleiding staat beschreven hoe je problemen kunt voorkomen.

Google-account
Als jouw instelling geen Google Domein heeft kun je toch toegang hebben tot heel veel verschillende gratis Google-producten, waaronder de applicaties die samen Google Apps vormen. Je kunt hiervoor een eigen, privé, Google account aan maken via www.google.com/accounts/NewAccount.

Indien je buiten een Google Domein (hierboven beschreven) online samen wilt werken zullen alle samenwerkingspartners een Google account moeten hebben. Wanneer je een Google account aanvraagt kun je daarmee ook een Gmail-adres aanmaken. Dat gebeurt zodra je de eerste keer Gmail start. De in dit eDing beschreven functionaliteiten blijken, bij gebruik van Google account, niet altijd even goed te werken als betreffende samenwerkingspartners geen Gmail-adres aan hun Google account gekoppeld hebben. Activeer dus altijd het aan Google account gekoppelde Gmail-adres door als je ingelogd bent naar Gmail te gaan.

Beschikbare Google Apps

Hieronder worden alle standaard beschikbare Apps kort besproken: Gmail/e-mail, Calender/Agenda, Docs – Documenten, Sites, Chat/Talk, Video en Groups. Google biedt uitgebreide en zeer duidelijke ondersteuning aan.
Het kan zijn dat er in jouw instellings-Googledomein sommige Apps niet beschikbaar worden gesteld of extra Apps aangeboden worden. Op instellingsniveau kunnen Apps zijn toegevoegd welke beschikbaar zijn via de Google Apps Marketplace.

  • Gmail-E-mail
    Het e-mail programma van Google heet Gmail. De mail die bij Google opgeslagen is kun je ook met andere mailprogramma’s beheren, zoals Outlook, Apple Mail en Thunderbird. Je kunt je berichten bekijken en afwerken vanuit die programma’s, je kunt de berichten doorsturen (de berichten staan dan op 2 verschillende plaatsen) en je kunt je Gmail laten synchroniseren met Outlook (waardoor wijzigingen in je mail in het ene programma ook worden doorgevoerd in het andere programma). Op de site van Googlevind je hierover meer informatie.Chat (IM-Instant Messaging) zit geïntegreerd in Gmail: links onderin zie je wie van jouw contacten online is. Door op zo’n contact te klikken, kun je een Chat met die persoon opstarten.
    Een geavanceerde functie binnen Gmail is de Priority Inbox, waarbij je door Google automatisch je mail kan laten ordenen op basis van allerlei algoritmen. Bijvoorbeeld: als ik veel met een bepaalde persoon mail zal mail van die persoon wel belangrijk voor mij zijn.
    Meer info over Google Mail:

  • Calender – Agenda
    Je kunt een agenda bijhouden, vergaderingen plannen en daarvoor uitnodigingen versturen,  en bestaande agenda’s uit bijvoorbeeld Outlook in deze agenda inlezen. Het is mogelijk om de agenda, in zijn geheel of gedeeltelijk te delen met anderen en deze te plaatsen in een Google Site.

    Get Things Done with Google Calendar

    Meer over Google Agenda:

  • Docs – Documenten

    Google Docs in Plain English

    In Google Docs kun je tekstdocumenten, presentaties, spreadsheets, formulieren en tekeningen maken. Bestaande documenten kun je op twee manieren inlezen: of je geeft aan dat de documenten geconverteerd moeten worden naar Google formaat of je geeft aan dat ze hun oorspronkelijke formaat moeten behouden.

    • In het eerste geval heb je in principe een onbeperkte opslagruimte en kun je online samenwerken aan die documenten, zonder ze dus eerst te hoeven downloaden. Het Google formaat heeft als voordeel dat elke wijziging in het document terug te zien is en dat het opslaan van deze geschiedenis niet veel extra opslagruimte kost. Wel zal een deel van de opmaak verloren kunnen gaan via deze manier van uploaden. De basisopmaak blijft behouden.
    • In het tweede geval kun je er NIET online mee samenwerken en zul je het document dus eerst moeten downloaden alvorens je het kunt bewerken. De opslagruimte voor deze documenten (die dus niet met Google Docs gemaakt zijn) is beperkt tot 1GB.

    Als je nieuwe documenten binnen Google Apps wilt maken heb je de beschikking over een rijke verzameling sjablonen. Ook kun je je eigen document als sjabloon opslaan en zelfs publiceren (zodat andere mensen jouw sjabloon zien verschijnen naast alle ander gepubliceerde sjablonen bij het nieuw aanmaken van een document)
    Documenten kun je delen met anderen en, indien het om Google-formaat-documenten gaat, samen met hen tegelijkertijd, real time, bewerken. Het is mogelijk om bestanden in diverse formaten (Office, PDF, RTF, Tekst of HTML) uit Google Docs te halen en lokaal te bewaren of printen.

    De werking van de Google Docs vertoont erg veel overeenkomsten met standaard Office programma’s. Daarnaast is het mogelijk om online formulieren of vragenlijsten te maken. Als iemand zo’n online formulier (ook wel aangeduid als Google Forms) invult, komen de ingevoerde data in een spreadsheet in Google Docs te staan.
    Meer over Google Docs:

  • Sites
    Met Google sites is het mogelijk om, eventueel samen met anderen, een website te maken. Er is een grote verzameling voorbeeldsites beschikbaar via sjablonen. Het maken van een site verloopt via de browser en programmeerkennis / HTML-kennis is niet vereist. Een site krijgt standaard een Google webadres. Dit adres is te wijzigen in je eigen domeinadres (www.eigendomein.nl). Vanwege de integratie in de Google Apps omgeving is het eenvoudig om formulieren, documenten en filmpjes toe te voegen aan de site.
    Meer over Google Sites:

    Google Sites: Simple, secure group websites
  • Chat/Talk
    Standaard bevatten verschillende Apps een chatfunctionaliteit (“express-berichtjes”). Zo tref je links onderin bij Gmail de mogelijkheid aan om een chatsessie te openen en tref je bij gelijktijdig werken aan een document rechts bovenin de optie om een chatsessie te openen met de mede-auteurs die op dat moment ook aan datzelfde document werken.
    Een andere optie is het gebruik maken van GoogleTalk. Dit biedt de mogelijkheid om via het internet met elkaar te “bellen”/te praten of, indien webcam aanwezig is, een videoconferentie met elkaar op te zetten.
    Om met GoogleTalk te kunnen werken moet je eenmalig een plugin in jouw browser installeren waarmee audio-en videofunctionaliteit aan de chatfunctie wordt toegevoegd.
    GoogleTalk is ook als los programma te gebruiken. Daarvoor is het nodig om het programma te installeren.
    In de volgende eDingen wordt verder ingegaan op bellen, videocommunicatie en chatten:

    Meer info over Google Chat:

  • Video
    In een Google Apps voor Education domein heeft de hele instelling standaard de beschikking over 10 GB opslagruimte voor video. Voor video is dit niet erg veel ruimte. De gedachte daarachter is dat je jouw filmpjes kunt uploaden bij YouTube (of een andere streaming-videosite) en vervolgens kunt linken/embedden in een Google Document, -Site etc.
    Als je via een Google account werkt, kom je via de video-link in de omgeving van Google Video terecht. Sinds Google YouTube heeft overgenomen kun je binnen deze video-omgeving geen video’s meer uploaden.
    In eDing4: videomateriaal zoeken en gebruiken wordt onder andere SURFmedia besproken. Met name als het om af te schermen videomateriaal gaat is dat een beter alternatief dan YouTube.
  • Groups (Discussiegroepen)
    In Google Apps for Education heeft de beheerder van de onderwijsinstelling een krachtig middel in handen om groepen aan te maken voor bijvoorbeeld een afdeling, een werkgroep of een hele klas. Dergelijke groepen kunnen dan bijvoorbeeld gebruikt worden bij het verlenen van toegang tot documenten, mappen, agenda’s en sites of bij de adressering van mail. Als de beheerder dan vervolgens ook de optie heeft aangezet dat gebruikers zelf ook groepen kunnen aanmaken dan wordt vermelde functionaliteit nog eens uitgebreid. Je maakt in dat geval dus als gebruiker je eigen groepen aan en nodigt leden uit. Bij door gebruikers zelf gemaakte groepen is er qua functionaliteit het volgende onderscheid te zien:

    • Federatief via SURFnet: Door gebruiker gemaakte groepen hebben een eigen forum/discussielijst en een ledenoverzicht,
    • Particulier account: Door gebruiker gemaakte groepen hebben naast een eigen discussieplatform en ledenlijst ook nog de beschikking over eenvoudige webpagina’s en gemeenschappelijke bestandsopslag.

    Meer info over Google Groups:

Google Apps in het onderwijs

Veel toepassingen van Google Apps zijn ook mogelijk met standaard samenwerkingsomgevingen. Deze staan omschreven in eDing 17 over samenwerkingsomgevingen. In deze paragraaf worden enkele specifieke voorbeelden van Google Apps besproken.

    • Brainstorm SURFspace
      De redactie van SURFspace heeft gebrainstormd met gebruik van een Google tekstdocument. Tien mensen zaten op hun eigen laptop in het gezamenlijke documenten ideeën en gedachten te typen.
      Ten opzichte van brainwriting op papier zijn er twee duidelijk voordelen:

      • Iedereen kan altijd alle bijdragen lezen (je hoeft niet rond een flip-over te gaan staan dringen).
      • Na de sessie zijn alle antwoorden, ideeën en afspraken volledig gedocumenteerd.

      Het verslag van de brainstorm is te lezen op SURFspace.

    • Google education Community

in de Google education Community kun je (educatieve) toepassingvoorbeelden van Google Apps aantreffen/plaatsen en kunnen de ideëen gewaardeerd worden.

  • Studenten over Google Apps
    Op YouTube is een rijke verzameling te vinden van korte filmpjes waarin studenten iets vertellen over hun ervaringen met het gebruik van de diverse toepassingen in Google Apps.
  • Google Apps federatief
    Waarom besloten diverse onderwijsinstellingen in Amerika over te stappen op Google Apps? Op deze site staan wat filmpjes en voorbeelden met beweegredenen.
  • Google Sites
    Met Google Sites kun je websites (laten) maken die je inzet in je onderwijs: als Digitale Leer Omgeving (DLO), samenwerkingsomgeving bij het werken aan een project of een persoonlijke site als digitaal portfolio.
  • Google Docs
    Met Google Docs kunnen studenten plaats- en tijdonafhankelijk samenwerken aan allerlei soorten documenten en kan de docent bijvoorbeeld via “Opmerkingen” feedback geven in datzelfde document.
  • Google Chat/Talk
    Tijdens stages of veldonderzoek kan de onderzoeksgroep een videoconferentie voeren met de docent/begeleider over de vorderingen in het veldonderzoek.
  • Google Groups
    Google Groups zijn in te zetten als discussieforum rond een onderzoek of een vraag en antwoord rond collegereeks van docent.

Als jij nog meer voorbeelden weet dan, plaats deze dan via ‘Reageer’ onder dit eDing.

Tips en trucs

  • Als je op de hoogte wilt blijven van de ontwikkelingen rond Google Apps zou je je kunnen abonneren (RSS) op de blogs van de makers. Zij schrijven regelmatig nuttige tips en beschrijven de werking van nieuw ontwikkelde functionaliteiten:
  • Het online samenwerken in de Google Apps omgeving kan realtime plaatsvinden. Als je gelijktijdig met iemand anders aan bijvoorbeeld een spreadsheet (of willekeurig ander online Google document) werkt, zie je rechts bovenin de naam van de persoon die ook aan dat spreadsheet werkt. Als je dan in een cel klikt waar hij/zij op dat moment al aan het invoeren is dan krijgt die cel de kleur van de persoon die er mee bezig is en verschijnt ook de naam van die persoon bij die cel. Tevens heb je op dat moment rechtsboven de optie om een chat te openen met die persoon: aan de rechterzijde van het documentvenster zal dan een kolom verschijnen waarin de chat plaats kan vinden.
  • Het gebruik van Gmail is anders dan conventionele mailprogramma’s. Bij conventionele programma’s is het mogelijk om mail in mappen op te slaan. Mappen bestaan niet meer in Gmail. Wel kun je ordening van je mail via “labels” realiseren: e-mails kun je van meerdere labels voorzien en zo op meerdere manieren terugvinden. In dit zoeken en vinden is Google nou eenmaal sterk.
  • Documenten zijn te delen via de knop ‘Delen’. Het document dat je wilt delen moet dan aangevinkt zijn. Gebruikers kunnen allen leesrechten krijgen of ook schrijfrechten. Via deze knop is ook te zien wie er rechten heeft.
  • Wanneer bijvoorbeeld de rechten of de naam voor een document zijn gewijzigd is dit niet gelijk te zien in het scherm. Na het verversen van de pagina zijn de wijzigingen wel te zien.
  • Documenten zijn ook in mappen te plaatsen. Mappen maak je via ‘Nieuwe maken’. Als je een document in een map wilt plaatsen, vink je het bewuste document aan, klikt op ‘Mappen’ en selecteert de map waar het document geplaatst moet worden.
  • Bij het plaatsen van documenten in een map blijft het document ook zichtbaar op de hoofdpagina: http://docs.google.com of http://docs.google.com/a/instellingsdomeinnaam. Het zelfde document kan dus op verschillende plekken zichtbaar zijn.
  • Naast het geven van rechten aan documenten is het ook mogelijk om rechten te geven aan mappen. Voor het beter overzicht van rechten, plaats je documenten in mappen en geef je gebruikers rechten in een map. Als u een document in een map plaatst, krijgt dit document dezelfde gebruikers met hun rechten als de map. Lees wat Google hierover schrijft.
  • Alle documenten staan ergens opgeslagen op het internet. Google garandeert bescherming en afscherming maar bij zeer vertrouwelijke informatie is het verstandig om uzelf af te vragen of u het deze ergens op het internet wilt plaatsen. Omdat via dit zogenaamde ‘Cloud computing’ gegevens ook in het buitenland opgeslagen kunnen worden gelden de rechten van het land waar de gegevens staan. Documenten die je hier maakt via Google Apps kunnen vallen onder de Amerikaanse rechtspraak. Zie ook de supportpagina’s van Google.
  • Er zijn veel ontwikkelingen gaande op het vlak van online samenwerken. Andere grote spelers op deze markt zijn Microsoft (Live@EDU en Office 365) en Zoho.

Opdrachten

In onderstaande opdrachten kun je gebruik maken van de ondersteuningslinks die hierboven bij de diverse Apps zijn geplaatst. Ook handig zijn de instructiefilmpjes die je helemaal onderaan bij de ‘Achtergrondinformatie’ zult aantreffen. Per App is er een opdracht beschreven.

  1. Zoek uit of je onderwijsinstelling een eigen instellingsdomein binnen Google Apps heeft. Als dat zo is, log daar in met je instellingsaccount. Heeft je instelling dit niet, log dan in via Google, rechtsbovenin. Maak eventueel een Google account aan als je deze nog niet hebt. Bovenaan de Googlepagina staan de links naar de Apps. Daar staan ook links naar toepassingen die buiten Google Apps vallen.
  2. Maak binnen Google Docs een nieuw tekstdocument, spreadsheet, formulier, presentatie en tekening:
    • op basis van een sjabloon,
    • op basis van een leeg sjabloon,
    • experimenteer met opmaakzaken en andere functionaliteiten uit de menubalk.
  3. Maak een map aan en verplaats de hierboven gemaakte zaken naar die map.
  4. Samenwerken doe je niet alleen, dus zoek een collega met wie je de volgende opdrachten uit kunt voeren. Mocht dat niet op korte termijn lukken dan kun je natuurlijk ook een 2e Google account aanmaken en zelf van rol/account verwisselen.
    Deel de hier boven gemaakte documenten en/of map met je collega.

    • Geef je collega voor sommige documenten alleen het leesrecht en test of je collega ook daadwerkelijk die documenten niet kan wijzigen.
    • Geef je collega voor sommige documenten het schrijfrecht en test of je collega ook daadwerkelijk die documenten kan wijzigen.
    • Ga gelijktijdig aan het zelfde document werken en onderzoek hoe je dat kunt zien en maak gebruik van de chatmogelijkheid binnen desbetreffende App.
  5. Verken de mogelijkheden van Gmail.
    • Bekijk welke voorkeurinstellingen je allemaal in Gmail kunt instellen.
    • Wissel e-mails met je collega uit. Beantwoord ze, verwijder ze etc.
    • Chat met elkaar vanuit Gmail.
  6. Verken de mogelijkheden van Calendar.
    • Bekijk welke voorkeurinstellingen je allemaal in Calendar kunt instellen.
    • Plaats een eigenafspraak in jouw eigen agenda.
    • Plan een overleg via Calendar met jouw collega.
    • Maak een 2e agenda en deel deze met je collega zodanig dat hij er alleen in kan kijken (bijvoorbeeld een lesrooster).
  7. Maak een site op basis van een sjabloon en onderzoek wat de mogelijkheden zijn. In de opdracht voor gevorderden ga je die site verder aanpassen.
  8. Google Talk, zie hiervoor het eDing 18: Chatten.
  9. Google Video, zie hiervoor het eDing 4: Video.
  10. Verken de mogelijkheden van Google Groups.
    • Maak een Groep aan en nodig jouw collega uit als lid van die groep.
    • Stuur een mail naar die groep en check of “iedereen”die mail ook ontvangen heeft.
    • Plaats een discussie onderwerp op het forum en laat jouw collega daarop reageren.
    • Geef de groep leestoegang tot een van jouw documenten of tot jouw map die je eerder in Google Docs hebt aangemaakt.
    • Indien Google for Education: maak een webpagina voor de groep.

Nu heb je ervaring opgedaan met de Apps van Google. Beschrijf in jouw weblog:

  1. Welke twee zaken van Google Apps je het handigste lijken. Geef ook een negatief aspect aan.
  2. Hoe jij Google Apps zou in kunnen gaan zetten in jouw eigen onderwijsinstelling en je onderwijs.

Voor gevorderden

  • Pas de site uit bovenstaande opdracht 9 aan. Dit kan via de drie knoppen rechts bovenin die site: Nieuwe pagina, Pagina bewerken en Meer acties.
    1. Wijzig de layout.
    2. Afschermen zodat alleen jij en je collega er bij kunnen en daarna ook weer open zetten voor de hele wereld.
    3. Linker zijbalk aanpassen door bijvoorbeeld een link toe te voegen naar een andere website (helemaal onder linker zijbalk vind je de optie om die aan te passen).
    4. Pagina toevoegen en in linker zijbalk laten opnemen.
    5. Plaats een YouTube-film door deze te embedden, dus niet via een link.
    6. Voorzie een pagina van een formulier en bekijk hoe deze er uitziet. Vul hem in en ga daarna naar de “achterkant” van het formulier om de ingevulde gegevens te bekijken.
    7. Plaats de gedeelde agenda die je in de opdracht hierboven hebt aangemaakt op de site.
  • Maak een site aan met alle functionaliteiten die voor jou van belang zijn. Breng daartoe eerst de wensen in kaart voordat je gaat bouwen

Achtergrondinformatie

Google Apps

Cloud Computing

En verder

Bovenstaande links en meer staan gebundeld op deze site, gemaakt door Karel Roos.

8 Reacties to “eDing 21: Google Apps”

  1. Elly Donders zegt:

    Erg interessant vandaag 21 edingen. Wil me eerst in google apps verdiepen.

  2. Margreet zegt:

    @Elly,
    Hou ons vooral op de hoogte van je ervaringen. Mis je iets of heb je vragen, dan horen we dat graag!
    Je hebt vandaag overigens de beide schrijvers van dat eDing ontmoet: Michel Jansen en Karel Roos weten alles over Google Apps. Je kunt hen dus ook rechtstreeks een vraag stellen.

  3. Elly Donders zegt:

    heb op de OWD de workshop “Uw school in de toekomst: Google Apps for Education” gevolgd. erg interessant. het heeft me een duidelijk beeld gegeven over de mogelijkheden.

  4. Michel zegt:

    Google Apps heeft ook een kanaal op YouTube. Deze is gevuld met video tutorials.

  5. Michel Jansen zegt:

    Nu ook discussiëren in een Google docs.
    Zie demo: http://googledocs.blogspot.com/2011/03/introducing-discussions-in-google-docs.html

  6. Google versus live@edu | Aad van der Drift zegt:

    [...] Een mooie omschrijving van Google vind je bij: http://www.21edingen.nl/eding-21-google-apps/ [...]

  7. Michel zegt:

    Een collega van mij tipte me over een goede handleiding voor docenten over de inzet van Google Docs in het onderwijs.
    http://www.freetech4teachers.com/2012/04/google-docs-for-teachers-free-ebook.html

  8. Dingeman zegt:

    Ziet er goed uit

Reageer